Redaktøren sender et dokument til godkendelse ved at klikke på Godkendere.
Herefter åbnes vinduet i højre side. Der kan godt være flere personer, som skal godkende dokumentet.
Hvis der er oprettet standardgodkendere, er det muligt at tilføje disse ved at klikke på linket → Tilføj standardgodkendere …
Det er muligt for redaktøren at gå direkte til denne dialog fra opgaveruden. I Dokumenter under udarbejdelse, klik på de to pile → efter Godkendelse på dokumenter, hvor mindst en person er tilføjet som godkender.
Der er forskellige måder at fremsøge godkendere på. Fælles for dem alle er, at søgeresultatet vises i boksen ud for Person. For at tilføje en godkender markeres personen/personerne i boksen og du klikker derefter på Tilføj valgte.
| Initialer | Her kan du fremsøge en person på initialer. |
| Navn | Her kan du angive navn, på den person du søger. |
| Person | Klik på + for at åbne personsøgedialogen. |
| Rolle | Systemindstilling: Du har mulighed for at sætte en rolle på en godkender. Rollen vises i opgaveoversigten, og kan evt. blive vist i et dokumenthoved. En rolle kunne fx være ”Faglig ansvarlig”. |
Systemindstilling
Via denne systemindstilling kan du sætte en rolle på en godkender.
Hvis der er flere personer, der skal godkende dokumentet, finder du den næste person ved at gentage processen. Dvs. finde den gruppe som personen er medlem af eller søge på fx navn.
Hvis du ønsker at slette en af de valgte personer, vinkles af i boksen ud for navn og der klikkes på Fjern.
For at sende dokumentet til godkendelse klikkes på Send dokumentet til Godkendere. Herefter fremkommer nye felter.
| Metatekst | Her kan angives en Metatekst. I dette eksempel Revisionshistorik. |
Se også
Mere om metatekster.
| Tekst til mail | Du kan skrive en besked til godkender. Teksten vil kunne læses i den e-mail modtageren får samt i loggen for dokumentet. |
Se også
Mere om visning af log.
| Deadline | Her kan angives en deadline for godkendelse. Deadline vil vises i opgaveruden hos godkenderen, samt angives i loggen. Det er muligt overordnet at sætte et fast antal dage op for deadline til godkendelse. Dvs. når redaktøren sender et dokument til godkendelse, sættes deadline automatisk x antal dage frem. Dette er en systemindstilling. |
Systemindstilling
Med denne systemindstilling kan der angives en deadline for godkendelse. Deadline vil vises i opgaveruden hos godkenderen, samt angives i loggen. Det er muligt overordnet at sætte et fast antal dage op for deadline til godkendelse. Dvs. når redaktøren sender et dokument til godkendelse, sættes deadline automatisk x antal dage frem.
For at sende dokumentet til godkendelse trykkes på Send knappen. Hver gang et dokument sendes til godkendelse, får det et nyt bogstav som revisionsnummer, og evt. allerede gennemførte godkendelser nulstilles.
Systemindstilling
Via denne systemindstilling er det muligt at sætte systemet eller den enkelte håndbog op til, at der skal afgives brugernavn og password ved udsendelse til høring.
Se også
Mere om opsætning af en håndbog.
Systemindstilling
Det er muligt at sætte systemet op til, at hver gang et dokument sendes i høring eller til godkendelse, bliver der i loggen lagret en kopi af, hvordan dokumentet så ud på netop dette tidspunkt. Dette er en systemindstilling. Kopien vil kunne fremfindes via dokumentets logs.
Se også
Mere om visning af log.
Systemindstilling
Du kan, via en systemindstilling, sætte systemet op til at vise en beskedboks, med fx en advarsel om at tjekke dokumentet for personoplysninger, inden det sendes til godkendelse.
Som ved høring kan du sende ud til enkeltpersoner via kuverten foran navnet, uden at godkendelsesrunden afbrydes.
Se også
Manglende udfyldelse af felter
Når du ønsker at sende et dokument til godkendelse, vil du blive gjort opmærksom på, hvis du mangler at udfylde nogle felter i dokumenthovedet, eller hvis dokumentet har samme dokumentnummer som et andet dokument i håndbogen.
Som standard behøver du ikke udfylde alle felterne i dokumenthovedet for at få dokumentet udgivet.
Systemindstilling
Du kan via en systemindstilling få gjort nogle af felterne obligatoriske, således at dokumenter ikke kan sendes til godkendelse uden disse oplysninger.