For at sende et dokument til høring skal redaktøren klikke på Høring, og herefter vælge, hvilke grupper eller personer, der skal have dokumentet til høring.
Det er også muligt for redaktøren at gå direkte til denne dialog fra opgaveruden i Dokumenter under udarbejdelse. Klik på de to pile → efter Høring på dokumenter, hvor mindst en person er tilføjet som høringsperson.
Der er forskellige måder at fremsøge høringspersoner på. Fælles for dem alle er, at søgeresultatet vises i boksen ud for Person. For at tilføje en høringsperson markeres personen/personerne i boksen, og du klikker på Tilføj valgte. Hvis alle fremsøgte personer skal tilføjes, klikkes på Tilføj alle.
| Initialer | Her kan du indtaste initialer på den person du søger. |
| Navn | Her kan du angive navn på den person du søger. |
| Person | Klik på + for at åbne personsøgedialogen. |
| Rolle | Du har mulighed for at sætte en rolle på en høringsperson. Rollen vises i opgaveoversigten, og kan evt. blive vist i dokumenthovedet. Tilføjelse af roller er en systemopsætning. En rolle kunne fx være ”Fagligt ansvarlig”. |
Når høringspersoner er valgt, kan du under Send dokument til Høringsgruppe tilføje en tekst til e-mail samt deadline mv.
Metatekst
Afhængig af opsætning for håndbogen, kan der her evt. angives en metatekst. I dette eksempel Nøgleord.
Se også
Mere om metatekster.
Tekst til mail
Du kan skrive en tekst til personerne i høringsgruppen. Teksten vil kunne læses i den e-mail modtageren får samt i loggen for dokumentet.
Hvis du ønsker at angive alle høringspersonernes initialer samt antal i teksten, klikkes på iniknappen over personnavnene.
Se også
Mere om visning af log.
Deadline
Her kan angives en deadline for høring. Deadline vil blive vist i opgaveruden hos høringspersonen samt blive angivet i loggen.
Antal dage for deadline til høring
Det er muligt overordnet at sætte et standard antal dage op for deadline til høring. Dvs. når redaktøren sender et dokument til høring sættes deadline automatisk x antal dage frem. Dette er en systemindstilling.
Systemindstilling
Med en systemindstilling kan deadline sættes automatisk x antal dage frem, når en redaktør sender et dokument i høring.
Når alle høringspersoner er valgt og du evt. har angivet en besked, trykkes på Send.
Systemindstilling
Der er muligt at sætte systemet eller den enkelte håndbog op til, at der skal afgives brugernavn og password ved udsendelse af høringsanmodning. Dette er en systemindstilling.
Du kan sende et dokument til høring flere gange, inden det godkendes og udgives. Hver gang et dokument udsendes i ny høringsrunde, får det et nyt bogstav som revisionsnummer angivet efter versionsnummeret.
Systemindstilling
Det er muligt at sætte systemet op til, at hver gang et dokument sendes i høring eller til godkendelse, så vil der i loggen lagres en kopi af, hvordan dokumentet så ud på netop dette tidspunkt. Dette er en systemindstilling. Kopien vil kunne fremfindes via dokumentets logs.
Se også
Mere om visning af log.
Sende dokument til høring indenfor en høringsrunde
Hvis du, indenfor en høringsrunde, ønsker at tilføje flere personer til høringsrunden, eller ønsker at gensende en høring til en udvalgt person, så kan dette gøres ved at klikke på kuverten ud for personen. På denne måde sendes kun til den udvalgte person, uden at høringsrunden afbrydes. Husk at angive en besked til den udvalgte person ved at udfylde feltet Tekst til e-mail inden du klikker på kuverten ud for brugeren.
Manglende udfyldelse af felter (systemindstilling)
Når du ønsker at sende et dokument til høring, er det muligt, via en systemindstilling, at blive gjort opmærksom på, hvis du mangler at udfylde nogle felter i dokumenthovedet, eller hvis dokumentet har samme dokumentnummer som et andet dokument i håndbogen. Alle felter i dokumenthovedet behøver ikke at være udfyldt, for at du kan sende dokumentet til høring.
Systemindstilling
Med denne indstilling kan du blive gjort opmærksom på, hvis du mangler at udfylde nogle felter i dokumenthovedet, eller hvis dokumentet har samme dokumentnummer som et andet dokument i håndbogen.
Afgrænsning af valg af høringspersoner (systemindstilling)
Som standard er det muligt at vælge høringspersoner mellem alle oprettede brugere i D4InfoNet, der har en e-mailadresse. Hvis du ønsker at begrænse, hvem der kan vælges som høringspersoner, så har du via en systemindstilling mulighed at afgrænse valg til:
- Dokumentansvarlig
- Medlemmer fra en given gruppe oprettet i D4InfoNet
- Medlemmer af grupper af en given gruppetype
- Personer der er valgt som standardhøringspersoner på håndbogen.
Se også
Mere om standardhøringspersoner.
Systemindstilling
Med denne systemindstilling kan du begrænse, hvem der kan vælges som høringspersoner.