Det er muligt for administrator og håndbogsredaktør at opsætte standardgodkendere for en versioneret håndbog. Standardgodkendere er foruddefinerede godkendere, der kan benyttes af dokumentredaktører, der ikke selv kan vælge godkendere på deres dokumenter, men kan også benyttes af andre redaktører til, på en let måde at vælge godkendere på de enkelte dokumenter i håndbogen.
Systemindstilling
Via en systemindstilling kan du ændre systemet så redaktører kun kan vælge godkendere blandt de personer, der er opsat som standardgodkendere på håndbogen.
En standardgodkender kan enten oprettes som person eller som gruppe.
Bemærk: Håndbogen skal være versionslåst for at standardgodkendere kan oprettes.
Redaktører af alle typer kan herefter let tilføje standardgodkendere til deres dokumenter.
Standardgodkender kan enten opsættes for hele håndbogen, eller for udvalgte kapitler og niveauer. En standardgodkender for et kapitel tilsidesætter en evt. standardgodkender for hele håndbogen. En standardgodkender for niveau tilsidesætter evt. standardgodkender for håndbog og kapitel. I eksemplet nedenfor vil Jørgen Hansen fremkomme ved valg af standardgodkendere på alle dokumenter i håndbogen på nær dokumenter i kapitel 1 og 3 (og deres respektive underkapitler) hvor hhv. Helle Carlsen og Salgschefen fremkommer i stedet.
Bemærk: Når en redaktør kun med dokumentredaktørrettigheder tilføjer standardgodkendere til deres dokument, så har de ikke mulighed for at slette disse godkendere igen. Dvs. hvis du opretter mange standardgodkendere til håndbogen, så skal dokumentredaktøren sende til godkendelse hos alle, eller have en redaktør med højere rettigheder til at fjerne evt. overskydende godkendere.
For at opsætte standardgodkendere for en håndbog klikkes på Roller, Oversigter og Kapitler ud for den givne håndbog. Herefter klikkes på fanen Roller og under Godkendere vælges Standardgodkendere. Standardgodkendere kan nu tilføjes i højre side. Se billedet ovenfor.
| Kapitel |
Her kan du vælge om standardgodkenderen skal gælde for Hele håndbogen, eller du kan vælge et specifikt kapitel. Bemærk: En standardgodkender på et kapitel bliver automatisk også standardgodkender for alle underkapitler til dette kapitel. Dvs. er du standardgodkender for kapitel 2, bliver du det også automatisk for kapitel 2.1, 2.2, 2.2.1 etc. |
| Niveau | Her vælges om standardgodkender skal gælde for et specifikt dokumentniveau i håndbogen. |
| Gruppe | Hvis en gruppe ønskes som standardgodkender kan den vælges i dropdownboksen. Du kan enten søge direkte på gruppenavnet i søgefeltet ovenfor, eller du kan indsnævre visningen af grupper ved at vælge en gruppetype. For at indsætte gruppen som standardgodkender klikkes på Tilføj gruppen. |
| Person |
Du kan fremsøge en person direkte via initialer eller navn. Det er også muligt at fremsøge en person via en gruppe valgt ovenfor i gruppefeltet. Herudover kan du klikke på + for at åbne personsøgedialogen. Du tilføjer en person ved at markere denne i boksen og derefter klikke på Tilføj valgte. |
| Rolle | Systemindstilling: Du har mulighed for at sætte en rolle på en godkender (både person eller gruppe). Rollen vises i opgaveoversigten og kan evt. blive vist i et dokumenthoved. En rolle kunne fx være ”Fagligt ansvarlig”. |
Systemindstilling
Med denne systemindstilling kan du sætte en rolle på en godkender (både person eller gruppe).