Inden et dokument kan udgives, skal det godkendes. Dokumentredaktøren sender dokumentet til godkendelse. Godkendere får ingen redaktørrettigheder, men kan blot gennemlæse, godkende og komme med kommentarer til det udarbejdede dokument. Når en godkender har vurderet dokumentet, sendes kommentarer tilbage til redaktøren (samme modtagerregler gælder som for høring), der herefter kan udgive dokumentet, hvis det er blevet godkendt.
Se også
Mere om høring.
Er dokumentet ikke blevet godkendt, kan det evt. redigeres og udsendes i ny godkendelsesrunde, jf. Appendix 2 – høring, godkendelse og udgivelsesproces. Alle, der har fået et dokument til godkendelse, skal godkende dokumentet, før det kan udgives.
Systemindstilling
Det er dog muligt, via en systemindstilling, at opsætte en regel for, at kun x antal godkendere behøver at godkende et dokument (selvom flere er tilføjet dokumentet), før det kan udgives, og at godkendelsesopgaven forsvinder fra godkenderes opgaverude, når et tilstrækkeligt antal godkendere har godkendt.
Godkender vælges separat for hvert dokument. Der kan vælges en eller flere godkendere på et dokument, der alle får dokumentet til godkendelse samtidigt. Det er også muligt at opsætte standardgodkendere for en håndbog.
Se også
Mere om standardgodkendere.
En håndbogs- eller kapitelredaktør kan selv tilføje den/de personer, som han/hun ønsker, skal godkende dokumentet.
Er du kun redaktør på dokumentniveau, har du kun mulighed for at tilføje eventuelle standardgodkendere til dokumentet eller benytte de godkendere, der er sat på af andre redaktører. Hvis ingen af delene er til stede, er der i vinduet, hvor godkendere normalt vælges, angivet hvilke redaktører du kan bede om hjælp.
Systemindstilling
Det er, via en systemindstilling, muligt at afgrænse således, at det kun er dokumentredaktøren, der kan sende dokumentet til godkendelse.
Systemindstilling
Hvis du i håndbogsopsætningen har valgt indstillingen Godkendelse = Redaktør kan udgive, hvis der ikke er tilføjet godkender, kan redaktøren gå direkte til udgivelse uden at få dokumentet godkendt (systemindstilling).
Hvis en redaktør redigerer i et dokument, efter det er sendt til godkendelse, vil de udsendte godkendelser blive trukket tilbage, og redaktøren skal sende dokumentet til godkendelse på ny. Redaktøren vil dog få en advarsel om, at han/hun er ved at ændre i et dokument, der er sendt til godkendelse.
Systemindstilling
Det er muligt, via denne systemindstilling, at få opsat regler for krav til godkendere, fx at godkendere skal være medlem af en specifik gruppe eller medlem af en gruppe af en specifik gruppetype, at der kun kan vælges mellem standardgodkendere, at godkender skal være dokumentansvarlig eller at godkender ikke må være redaktøren. Hvis der er sat krav op om, at godkender ikke må være dokumentredaktøren, er det muligt alligevel at få lov at vælge redaktøren, hvis denne er med i en specifik gruppe.
Se også
Mere om standardgodkendere.
Systemindstilling
Hvis der er sat krav op til, hvem der må vælges som godkendere, kan tilføjede godkendere, der ikke opfylder kravet, fjernes automatisk, når billedet Send til godkendelse vises.
Det er også muligt, via en systemindstilling, at få et eller flere trin ekstra på godkendelsesforløbet. Eksempelvis: først sendes dokumentet til en type godkender, og når de har godkendt sendes dokumentet videre til den næste type godkender osv. Hvis der er opsat specielle godkendelsesforløb på systemet, kan de tilvælges den enkelte håndbog i håndbogsopsætningen under Godkendelsesforløb.
Kan via en anden systemopsætning vælges på niveau.
Se også
Mere om redigering af håndbøger.