Udgivelse af et dokument – udgiver

Du kan vælge at sætte dit system op til, at det kun er specifikt angivne personer, der kan udgive nye versioner af dokumenter i givne håndbøger.

Når dokumentet skal udgives, sender redaktøren dokumentet til en af de personer, som har udgiveransvar. Redaktøren vælger udgiver i dropdownboksen ud for Udgiver. Redaktøren har også mulighed for at angive en udgivelsesdato (hvis dette er slået til), samt angive en kommentar til udgiver.

Herefter klikkes på Send. Udgiveren modtager nu en e-mail om, at der ligger et dokument til udgivelse og denne kan også se i opgaveruden, at der ligger et dokument til udgivelse.

Udgiver finder dokumentet via linket i mailen eller i opgaveruden under Dokumenter til udgivelse. Herefter klikkes på Kommentarer/Udgiv for at komme til udgivelsesvinduet.

Det er nu udgiver, der vælger om der skal sendes email til brugerne, tilføjes i træningsloggen og skrives tekst til e-mail ved udgivelse.

Udgiver har mulighed for at sende en kommentar retur til redaktøren ved at skrive i det øverste tekstfelt og trykke på Send. Udgiver har stadig dokumentet liggende i opgaveruden og kan udgive dokumentet.

Redaktøren modtager en e-mail om den nye kommentar, og kan gå ind på dokumentet og sende et svar retur. Hvis der rettes i dokumentet, skal det sendes til ny godkendelse og herefter udgives igen.

Udgiver har også mulighed for helt at afvise udgivelsen ved at trykke på knappen: Afvis udgivelse jf. Fig. 216. Hermed får redaktøren en e-mail retur om, at der er kommentar fra udgiver, og dokumentets godkendelse nulstilles. Dvs. dokumentet skal redigeres, og herefter sendes til ny godkendelse og udgivelse.

Redaktøren har dokumentet liggende i sin opgaverude, indtil det er udgivet.

Afhængig af opsætning af dit system kan udgiver afkræves brugernavn/password eller password ved udgivelse af et dokument.

Hvis udgiver har modtaget et password skal dette indtastes ved udgivelse. Se billedet ovenfor. Første gang passwordet benyttes skal udgiveren ændre dette til et selvvalgt password. Næste gang udgiveren skal udgive et dokument skal det selvvalgte password benyttes.