Søgningen tager udgangspunkt i dokumenter. Dvs. der søges i kapitelnavne og i elementer, der er knyttet til dokumenter. Herunder også i flowdiagrammer, som er tilknyttet dokumenter.
Systemindstilling
Der kan opsættes søgning på bilag, men dette er en systemindstilling.
Hvilke filer der søges i afhænger af serverversionen, da vi benytter Microsofts søgemaskine til indeksering og søgning i filer.
Generelt afhænger søgning i D4Handbooks af, om fulltext-indeksering er slået til på systemet eller ej. Dette gælder både for den enkelte og den avancerede søgning.
Systemindstilling
Via en systemindstilling er det muligt at markere en håndbog som ekskluderet i forbindelse med søgning i Alle håndbøger.
Søgning uden fulltext-indexering
Der søges på mønstre. Dvs. søger du på et enkelt ord, vil søgningen give resultat, uanset om søgeordet står først eller sidst i et ord.
Eksempel: søges der på ”audit”, findes dokumenter med ordet, fx auditplan og dokumenter med ordet miljøaudit. Søger du på flere ord, søges også på mønsteret. Dvs. der søges på sætningen.
Søgning med fulltext-indeksering
Der søges som udgangspunkt på starten af ord og med ”AND” (i betydningen: ”og”).
Søger du på bord, findes alle dokumenter, hvor ord startende med bord indgår.
Søgning på: bord skab vil kigge efter: bord* AND skab*. Dvs. der fremsøges dokumenter, hvor både ord startende med bord og skab findes.
Herudover kan du selv skrive operatorerne som AND, OR og NOT. Her tilføjes der ikke automatisk *. Dvs. søgemaskinen søger efter det du skriver.
Søgning på: bord and not skab er ikke er det samme som bord* and not skab*
Hvis du benytter anførselstegn ( ” ) om en sætning, betyder det, at der søges efter en frase – altså en sætning.
Søg efter flere ord samtidig med AND-opreatoren
Eksempel: tast sport AND fritid for at finde dokumenter, der indeholder både ordet sport og ordet fritid, hvor som helst i dokumentet.
Søg efter ord nær hinanden med NEAR-operatoren
Som alternativ til AND-operatoren kan du bruge NEAR-operatoren. Når du bruger NEAR, indplaceres resultaterne således, at de dokumenter, hvor ordene står tættest, placeres først i resultatlisten.
Eksempel: Tast sport NEAR fritid for at finde dokumenter, hvor ordet sport forekommer mindre end 50 ord fra ordet fritid.
Søg efter flere ord med OR-operatoren
Eksempel: Tast hunde OR hvalpe for at finde ordet hunde eller ordet hvalpe, men ikke nødvendigvis begge.
Begræns søgning med AND NOT-operatoren
Eksempel: Tast surfe AND NOT på internettet for at finde alle dokumenter med surfe, så længe surfe ikke er efterfulgt af frasen på internettet.