Ud over redaktørroller findes der forskellige organisatoriske roller i systemet. Disse roller beskrives nedenfor. Rollerne giver ikke en person redaktørrettigheder i systemet. Du kan dog sagtens have denne rolle sammen med en redaktørrolle.
Håndbogsansvarlig
Angives ved oprettelsen af en håndbog, og angiver den ansvarlige for en given håndbog. Dette er mere af organisatorisk betydning, da det at være håndbogsansvarlig ikke automatisk giver redaktørrettigheder. Den håndbogsansvarlige har mulighed for at modtage en kopi af feedbackformularen, hvis en medarbejder sender en sådan, vedr. et dokument i den håndbog du er ansvarlig for.
Dokumentansvarlig
Rollen som dokumentansvarlig er af organisatorisk art, da rollen ikke automatisk giver redaktørrettigheder til dokumentet. Dokumentansvarlig angives i dokumenthovedet på et dokument. Den dokumentansvarlige angives ved en gruppe. Her kan fx angives, hvem der er ansvarlig for, at dokumentet bliver vedligeholdt eller, at dokumentets indhold efterleves i praksis. Den dokumentansvarlige har mulighed for at modtage en kopi af feedbackformularen, hvis en medarbejder sender en sådan vedr. det dokument du er ansvarlig for.
Godkender
En godkender er den/de person(er) der har godkendt det givne dokument. Godkender indsættes i dokumenthovedet på et dokument. Redaktøren af dokumentet kan vælge, hvem der skal godkende dokumentet (jf. de forskellige redaktørrettigheder ovenfor). Det er ikke nødvendigvis den dokumentansvarlige, der også skal godkende dokumentet. De kommentarer, godkender angiver til dokumentet, bliver gemt i dokumentets log.
Høringsperson
Du kan, af redaktøren på et dokument, blive valgt til at kommentere på udkastet til dokumentet, inden det sendes til godkendelse og udgives. De kommentarer høringspersonen angiver til dokumentet, bliver gemt i dokumentets log.
Udgiver
Du kan sætte systemet op således, at redaktøren ikke har mulighed for at udgive dokumenter, men at alle dokumenterne i en håndbog i stedet bliver sendt til en Udgiver for at blive udgivet.
Systemindstilling
Via en systemindstilling er det muligt at ekskludere gruppetyper ved valg til fx dokumentansvarlig, håndbogsansvarlig, redaktør etc.
En anden systemindstilling gør det muligt at fastsætte at de forskellige ansvarlige (håndbog, kapitel, dokument) skal komme fra en specifik gruppe.