ReplaceCodes til Word-/Excel-bilag – (Tilkøb)
Med denne funktion er det muligt, i versionslåste håndbøger, at indsætte stamdata fra do-kumentet på dokumentets bilag. Når dokumentet udgives i en ny version, opdateres stam-data på bilaget automatisk. Det kan fx benyttes, hvis du ønsker, at når en bruger åbner et Word-bilag fra systemet, så skal dette bilag være forsynet med fx versionsnummer, godken-delsesdato og godkender fra den aktuelle version af det dokument, som bilaget tilhører. Det er muligt at benytte denne funktion for bilag af typen Word, Excel og PowerPoint (.docx, .xlsx, .doc, .xls, .pptx).
De koder du skal indsætte i dine bilag, for at få stamdata for dokumentet vist i bilaget, findes via linket → Replace codes under redaktørens liste over håndbøger. Se billede ovenfor. Koderne er vist længere nede.
Koderne indsættes på ønsket placering i bila-get. Koderne indsættes som almindelig tekst, dvs. der skal ikke benyttes flettefelter eller lign. i Word.
Når koder er indsat, uploades bilag på vanlig vis til dokumentet.
Se også
Mere om vedhæftning af bilag til et dokument.
Når Replace codes er installeret, har du, ved upload og redige-ring af bilag, yderligere mulighed for at vælge, at dine Word- eller Excel-bilag skal konverteres til pdf, når dokumentet udgives. Hvis du markerer i boksen Udgiv som pdf, betyder det at brugeren vil åbne en pdf-version af bilaget i stedet for den uploade Word-fil fx.
Systemindstilling
Via en systemindstilling er det muligt at sætte op, at der som default er vinget af i Udgiv som pdf når et bilag af typen .docx, .xlsx eller .pptx uploades.
Via en anden systemindstilling er det også muligt opsætte en begrænsning således, at kapitel- og dokumentredaktører ikke kan redigere boksen Udgiv som pdf.
Når dokumentet udgives, erstattes koder på bilaget med oplys-ninger fra dokumentet således, at når brugeren åbner bilaget fra dokumentet, så er koderne erstattet med relevante oplysninger.
Når der oprettes en ny version af dokumentet, vises bilaget igen med koder for redaktøren. Dvs. hvis bilaget ikke skal redigeres, behøver du ikke at uploade en ny version af Word-bilaget for at få ændret informationerne.
Dokument ID, nummer og version
| Type | Kode til indsættelse |
| Document ID | D4DocID |
| Document number | D4DocNumber |
| Document number with chapter and level | D4DocNumberFull |
| Document Subject | D4DocSubject |
| Document Version Major | D4DocVersionMajor |
| Document Version Minor | D4DocVersionMinor |
| Document Version | D4DocVersionFull |
| Document External Number Name | D4DocExtNumberName |
| Document External Number | D4DocExternalNumber |
Godkendelse, udgivelse, udløb og revidering
| Type | Kode til indsættelse |
| Approved by, initials | D4DocApprovalIni |
| Approved by, names | D4DocApprovalName |
| Approved date | D4DocApprovalDate |
| Published date | D4DocPublishDate |
| Expiration date | D4DocExpireDate |
| Revised date | D4DocRevisedDate |
Dokumentbrugere
| Type | Kode til indsættelse |
| Document users, Group name | D4DocDocUserGroupName |
| Document users, Short name | D4DocDocUserGroupIni |
Udgiver, redaktør, forfatter og ansvarlig
| Type | Kode til indsættelse |
| Publisher | D4DocPublisherName |
| Publisher, initials | D4DocPublisherIni |
| Editor | D4DocEditorName |
| Editor, initials | D4DocEditorIni |
| Author | D4DocAuthorName |
| Author, initials | D4DocAuthorIni |
| Revised by | D4DocRevisedName |
| Revised by, abb. | D4DocRevisedIni |
| Responsible group | D4DocResponsibleName |
| Responsible, abb. |
D4DocResponsibleIni |
Kapitel og håndbog
| Type | Kode til indsættelse |
| Chapter number | D4ChapterNumber |
| Chapter name | D4ChapterName |
| Chapter abbreviation | D4ChapterAbbr |
| Chapter name, Root chapter | D4ChapterRootName |
| Chapter name, Sub level 1 | D4ChapterLev1Name |
| Chapter name, Sub level 2 | D4ChapterLev2Name |
| Chapter name, Sub level 3 | D4ChapterLev3Name |
| Chapter abbr., Root chapter | D4ChapterRootAbbr |
| Chapter abbr., Sub level 1 | D4ChapterLev1Abbr |
| Chapter abbr., Sub level 2 | D4ChapterLev2Abbr |
| Chapter abbr., Sub level 3 | D4ChapterLev3Abbr |
| Handbook | D4BookNameLong |
| Handbook, abb. | D4BookNameShort |
Niveau
| Type | Kode til indsættelse |
| Level name | D4DocLevelName |
| Level list name | D4DocLevelListName |
| Level initial | D4DocLevelIni |
| Level number | D4DocLevelNumber |
Ejerskab
| Type | Kode til indsættelse |
| Ownership name | D4DocOwnerName |
| Ownership list name | D4DocOwnerListName |
| Ownership initial | D4DocOwnerIni |
| Ownership number | D4DocOwnerNumber |
Formular
| Type | Kode til indsættelse |
| Form ID | D4DocFormID |
| Form Name | D4DocFormTitle |
| Form number | D4DocFormNumber |
| Form filename | D4DocFormFile |