Håndbogsindstillinger

Her kan du vælge, hvilket logo, der skal benyttes i den givne håndbog. Vælges intet benyttes systemets generelle logo.

Bemærk: Feltet fremkommer kun, hvis der er oprettet minimum ét logo udover standardlogoet i systemet.

Når en håndbog er versioneret (versionslåst) betyder det, at dokumenter, der skal udgives, skal igennem en godkendelsesproces før udgivelse. Hvis du opretter en ny version af et dokument vil den/de gamle versioner af dokumentet blive gemt som historik.

Hvis håndbogen ikke er versioneret kan du ”udgive” dokumenter med historiske godkendelsesdatoer, og du kan rette og slette dokumenter uden, at historikken bliver gemt. Der er her altid kun én gyldig version af et dokument.

For at låse håndbogen vælges Ja. Når håndbogen er versionslåst kan den ikke låses op igen.

Bemærk: Alle dokumenter, der er påført initialer for godkender, vil være gyldige dokumenter, når håndbogen versionslåses.

Inden du låser håndbogen, kan du med fordel tjekke alle dokumenter igennem for at se, om de er påført versionsnummer, brugere, ansvarlig, godkendelsesdato og initialer. Dette er selvfølgeligt afhængigt af, om du ønsker at køre alle dokumenter igennem den formelle godkendelses- og udgivelsesproces i en versionslåst håndbog eller ej.

Det er muligt, via en systemindstilling, at give mulighed for, at håndbogsredaktøren kan styre versionsnummereringen pr. håndbog. Du kan enten vælge at bruge standardopsætningen for systemet eller at ændre indstillingen for den enkelte håndbog.

Du kan ændre på valg om brug af kun major versionsnr., om versionsnr. må springe mere end et trin, om minor skal starte tom eller starte med 1.

Vælges Nyt dokument: redigerbart versionsnummer så fjernes + knapperne, og du kan skrive direkte i feltet ved udgivelse af et dokument.

Det er muligt, via en systemindstilling, at få slået til for alle, eller udvalgte håndbøger, at håndbogsredaktør for en håndbog kan vælge, om dokumenter i den givne håndbog må udgives uden at blive sendt til godkendelse, dvs. hurtig/direkte udgivelse. Indstillingen vises kun for versionerede håndbøger. Hvis denne indstilling er slået til, vil du få følgende valgmuligheder:

• Redaktør kan udgive, hvis der ikke er tilføjet godkender: Hvis der ikke er tilføjet godkender på dokumentet, eller godkenderen er redaktøren selv, kan redaktøren gå direkte til udgivelse og udgive dokumentet, uden at sende det til godkendelse. Godkendt af og dato vil blive sat til redaktøren, der udgiver dokumentet og dato for udgivelse.
• Dokumenter skal godkendes inden udgivelse: Dokumenterne skal følge den almindelige proces og godkendes inden udgivelse.

Via denne systemindstilling er det muligt at få opsat et alternativt godkendelsesforløb med fx to godkendelsestrin for en håndbog.

Det er muligt, via en systemindstilling, at kunne overstyre opsætning, hvis der er opsat udgiver(e) for en håndbog.

• Send til udgiver, hvis der er tilføjet udgiver: Her følges standardopsætningen for håndbogen.
• Send altid til udgiver: Der skal altid være udgiver på håndbogen (uagtet om der er valgt en udgiver).
• Send aldrig til udgiver: Vælge at slå udgiver helt fra.

Via en systemindstilling kan der gives mulighed for, at håndbogsredaktør pr. håndbog kan styre opsætning af afgivelse af brugernavn og password ved høring, godkendelse, udgivelse og træning. Funktionen kan benyttes på installationer, hvor der ikke i forvejen er sat krav op om identifikation/ autorisation.

Ikke synlig i læsetilstand: Hvis du ikke ønsker, at brugerne skal kunne se eller søge i en håndbog, fx under opbygning, kan du vælge at gøre den usynlig for brugerne, således at den ikke vises i brugervisningen. Links fra andre dokumenter til dokumenter i en ikke synlig håndbog vil ikke være aktive for en bruger. Det er dog muligt at fremfinde dokumenter i disse håndbøger via direkte links til dokumenterne (skriv linket direkte i browseren), eller ved opslag/søgning på dokument-ID. Denne mulighed kan slås fra via en systemindstilling. Håndbogen vil være markeret med grå skrift i oversigten.

Synlig i redigerings og læsetilstand: Udgivne dokumenter i håndbogen bliver nu synlige for brugerne.

Kun synlig for administrator: Kun administrator kan se håndbogen via Redaktørmenuen. Benyttes fx til arkivering af gamle håndbøger. Håndbogen vil være markeret med rød skrift i oversigten.
Bemærk: Evt. opgaver fra håndbogen skjules også på task-listen.

Læseadgang for alle brugere: Alle brugere har adgang til at læse alle dokumenter i håndbogen, uanset om de er brugere af dokumenterne eller ej.

Læseadgang kun for valgte dokumentbrugere: Den enkelte bruger får kun vist de dokumenter i håndbogen, hvor vedkommende er medlem af en af grupperne, angivet som direkte bruger eller via brugertype 2 eller 3 på dokumentet (inkl. dokumenter hvor gruppen alle er angivet).