Roller

Her vælges den ansvarlige gruppe for dokumentet. Ved tryk på de tre prikker … kan du vælge mellem de grupper i systemet, der kan benyttes i D4Handbooks. Afhængigt af opbygningen af gruppestrukturen i dit system, vil du enten skulle bruge foreningsmængde eller fællesmængde af grupper.

• Foreningsmængde: Vælges en gruppe her (fx gruppen Salgschef), vil alle medlemmer af gruppen blive ansvarlige for dokumentet. Her kan filtreres ud fra enten gruppetype og/eller søgning direkte på gruppenavn. Se billede nedenfor.

Når en gruppe er valgt, kan du klikke på Tilføj for at tilføje gruppen til dokumentet. Dialogboksen forbliver åben, og flere grupper kan vælges. Hvis du klikker OK, så tilføjes gruppen og dialogboksen lukkes. Hvis du vælger en gruppe og klikker Vis, så kan du se, hvilke personer der er medlemmer af den valgte gruppe/fællesmængde.

• Fællesmængde: Vælges flere grupper her betyder det, at brugeren skal være medlem af alle grupperne, for at blive Ansvarlig for dokumentet. Vælges fx stillingen Produktionsleder i Afgrænsning 1 og afdeling Slagelse i Afgrænsning 2, så er de dokumentansvarlige de personer, der har medlemskaber af begge grupper. Vælges kun én gruppe svarer det til valg af en gruppe under Foreningsmængde.

Grupper kan fremfindes ved filtrering ud fra enten gruppetype og/eller søgning direkte på gruppenavn i søgefeltet udfor Gruppe. Det er også muligt, at søge på gruppernes kortnavn, som er det, der vises i parentes efter gruppenavnet.

Det er muligt at gennem en fællesmængde som favorit. Når du har gemt en fællesmængde som en favorit, fremkommer en ny fanen Favoritter.

Du kan benytte dine favoritter til at vælge dokumentansvarlig og dokumentbrugere etc. Det er muligt af fjerne en favorit fra listen ved at markere favoritten og herefter klikke på Slet knappen.

Hvis dokumentansvarlig eller bruger er fundet via Fællesmængde vil gruppen være angivet med en / mellem de forskellige afgrænsningsgrupper fx Produktionsleder/Slagelse.

Hvis du tidligere har oprettet dokumenter og valgt ansvarlige, vil den senest benyttede blive valgt som default, når du opretter et nyt dokument, og de øvrige benyttede vil være at finde i dropdownboksen. Hvis du ønsker at nulstille dropdownboksen, så dine tidligere valg ikke længere vises, skal du klikke på X til højre for boksen.

Systemindstilling: Mulighed for at sætte en gruppe på som redaktør af et dokument. Gruppen vælges på samme måde som Ansvarlig.

Bemærk: Det er ikke muligt at anvende fællesmængder som redaktørgrupper. Alle medlemmer af en valgt gruppe, vil ikke få vist dokumentet i opgaveruden Under udarbejdelse. Det er kun den person, der er valgt i Redaktørfeltet, der får dokumentet vist i opgaveruden (se nedenfor). Hvis ingen personredaktør er valgt, går mail vedr. høring/udgivelse til op til 10 medlemmer af redaktørgruppen.

Redaktørgruppe er en systemindstilling, som skal slås til, hvis den ønskes benyttet.

Her vælges den, der er ansvarlig for redigering af dokumentet. Så længe et dokument er under redigering, vil redaktøren få dokumentet vist i sin opgaverude. Herudover er det redaktøren, der modtager kommentarer i forbindelse med høring-/godkendelsesprocessen.

Ved oprettelse af nye dokumenter indsættes opretter automatisk i redaktørfeltet. Ved oprettelse af nye versioner af dokumenter indsættes opretter også som redaktør, selvom det er en anden person, der står som redaktør på den gyldige version af dokumentet. Hvis den oprindelige redaktør ønskes bibeholdt ved nye versioner, kan systemet sættes op til dette via en systemindstilling.

Hvis du tidligere har oprettet dokumenter og valgt redaktører, vil disse være at finde i dropdownboksen. Hvis du ønsker at nulstille dropdownboksen, så dine tidligere valg ikke længere vises, skal du klikke på X til højre for boksen.

Ved tryk på de tre prikker … foran feltet er det muligt at fremsøge andre personer, ved enten at angive gruppetilhørsforhold, initialer eller navn. Se billede nedenfor.

Her vælges, hvilke brugergrupper dokumentet er rettet mod. Ved at trykke på + knappen, fremkommer en boks, hvor du kan udvælge de forskellige grupper. Hvis der skal vælges flere holdes Ctrl nede, mens der klikkes på de øvrige grupper.

Det er også muligt at vælge dokumentbrugere via fællesmængder.

For at fjerne en/flere grupper fra dokumentet igen, markeres den/de grupper i boksen, og der trykkes på knappen – . Ønskes alle grupper fjernet på én gang klikkes på knappen x.

Når et dokument udgives i en versionslåst håndbog, har du mulighed for nemt at advisere medlemmer af den/de grupper er er valgt som brugere, med en mail om, at der foreligger en ny version af dokumentet, samt at de evt. skal trænes i denne. Træningen kræver, at funktionen er slået til.